Test systémů pro řízení fitness centra

01.01.2015 15:15

V minulých číslech časopisu Fitness Business jsme psali o důležitosti systémů pro řízení centra. Mohou usnadnit život, udělat pořádek ve výkazech, manažerských tabulkách nebo jen splnit roli pro chystané povinné pokladny, které hrozí i v ČR. Vybrat takový systém však není nic jednoduchého. V rámci své praxe jsem používal dva z testovaných systémů, dnes se podrobněji podíváme na tři největší hráče na trhu:

 

Představení systémů

Každý uživatel, majitel či provozovatel centra od systému očekává trochu něco jiného, proto je v dnešní době obtížné vyvinout systém, který by byl dostatečně přehledný a měl přesně ty funkce, které uživatelé očekávají. Na systémy, které jsou bez výjimky zastoupeny brněnskými firmami, jsme se proto podívali z hlediska několika oblastí.

Zásadní budou určitě tyto vlastnosti:

1) vzhled a základní ovládání systému (uživatelské prostředí)

2) základní funkce systému (ovládání pokladny, vstupů, členství, rezervací, skladový systém)

3) zázemí společnosti, která systém vyvíjí a spravuje

4) dostupnost podpory (telefon, e-mail, rychlost vyřízení požadavků při výpadku atp.)

5) zkušenosti a reference (kdo systém používá a jak je spokojen)

6) možnost rozšiřování systému (ať již formou modulů, či přechodu na vyšší verzi)

 

AFIT - překvapení testu

Systém, který vyvinuli nadšenci a IT specialisté z Brna, měl první instalaci v roce 2002. Systém se nadále vyvíjí a rozšiřuje i do dalších měst a míst. Podíváme-li se na grafický vzhled uživatelské rozhraní, může působit na první pohled nepřehledně.

Vše je však možné upravit, modifikovat a jednoduše přesunout. Obrazovka je totiž poskládaná kaskádovitě, a tak lze pro obsluhu baru nastavit jiné zobrazení než například pro obsluhu jiné části fitka či klubu. Uzpůsobení působí jednodušším dojmem, se zřejmou inspirací dřívějších verzí operačního systému Windows.

Na první dojem je člověk ztracený, ale vzápětí po nastavení konkrétní obrazovky, funkcí a preferencí vše dostává svůj logický smysl. Afit je systém, který má snad nejpodrobnější uživatelský manuál, který jsem kdy viděl. Nicméně současný trend je používat jakékoliv systémy intuitivně.

Občas nahlédnout do manuálu v tomto případě neuškodí, jelikož z něj můžete vyčíst i zajímavé klávesové zkratky, které celý proces od přihlášení přes prodej až po odhlášení zákazníka výrazně urychlí. Systém pak může snadno obsluhovat kdokoliv.

 

Intuitivní nebo ne?

Stále se nemohu rozhodnout, jestli systém je opravdu intuitivní. Působí dojmem, že je příliš komplikovaný, ale nakonec mě vždy překvapí svým pozadím. Třeba možností prohledávat celý systém tzv. globálním vyhledavačem.

Tato vychytávka může výrazně zjednodušit hledání, pokud si například nepamatujete klienta, nebo si jen pamatujete, že byl na soláriu, ale nevíte už, kdy, či si vyhledáte jednoduše vše, co obsahuje slovo „protein“ a je jedno, jestli je ve skladu, na účtu konkrétního klienta nebo v poznámce u klienta. Osobně takovou výhodu vítám, obzvlášť ve chvíli, kdy je po pár letech systém plný dat a prohledávání po jednotlivých částech by bylo komplikovanější.

 

Tři verze, tři ceny

Afit je k dispozici ve třech modifikacích odstupňovaných podle ceny, šíře funkcí a rozsahu podpory. V nejlevnější verzi LITE , která může stačit šikovnému provozovateli malého centra, je možné jej pořídit od 15 tisíc korun. V PROFI verzi však už nabízí možnosti jako offlinově pracovat s pobočkami či synchronizaci po zavírací době. Tyto funkce ocení provozovatelé více poboček či například franšízové řetězce.

 

Rozšířené možnosti nekončí

Samozřejmostí systému je nastavení odolnosti vůči jeho uživatelům, a to již v základu. Podle jednotlivých práv uživatelů je možné stornovat, mazat či doplňovat. Rozdělení působí logicky. Nechybí ani automatické přiřazení do skupiny, podle toho, co klient platí. Např. zaplatí-li za členství VIP, automaticky se mu načte na dané období 100% sleva na všechny aktivity, a pokud je v dané skupině nastavená, také sleva na konzumaci.
Pokud uživatel či manažer chce vidět všechny klienty, kteří byli v klubu naposledy před 30 dny, velmi jednoduše a přehledně si to nastaví. Pomocí nastaveného IMAP serveru s předvolenými údaji pro e-mail pak lze vybranou skupinu či konkrétní klienty obeslat. Afit je ve zjednodušené verzi možné použít rovnou jako mailového klienta.

 

Tady hlídám já

Připomínání zboží na skladě, jeho expirace či nízkého stavu je dnes již ve všech třech systémech standardem. Nechybí ani zde. Afit také umí upozorňovat na docházející materiál či například nutnost výměny trubic v soláriích. Musíte to však nastavit při jejich instalaci.

 

Shrnutí

Afit je zajímavý program, který umí překvapit některými vyspělými funkcemi. Na první pohled tak nevypadá, ale jeho „střeva“ od roku 2002 prošla postupným vývojem. Umí tak ovládat automatické provozy typu solárií, turniketů atp. Jeho grafické rozhraní trochu pokulhává. Není uživatelsky nepoužitelné, ale architektura pokračuje dál. A tak stejně jako webové stránky, které byly moderní ještě před pár lety, ale dnes jsou za zenitem, by Afit mohl přejít k lákavějšímu designu.

V poměru cena/výkon však vychází velmi dobře, obzvláště v levnější verzi pro malá centra. Technickou podporu jsme bohužel vyzkoušet nemohli, ale je podle provozovatele nastavená standardním způsobem.

 

CLUBSPIRE - hřeb večera

S Clubspirem mám zkušenosti více než roku provozu, proto jeho testování bylo již o poznání snazší. Velkou výhodou systému je, že je možné jej koupit ve velmi zjednodušené verzi typu SmartBox, po jehož objednání provozovateli do centra přijde kompletní balík s počítačem skrytým v dotykovém monitoru (All in one), pokladním šuplíkem a čtečkou čárových kódů.

Pořizovací cena takového základu pak činí bezmála 20 tisíc Kč s poplatkem necelých 800 měsíčně za pronájem programu. V softwarovém základu však již nabízí vše potřebné od pokladního a skladového systému přes manažerské přehledy a správu zákazníků až po správu zákaznických skupin, členství či permanentek.

 

Krásný na pohled, nebo logický?

Problém každého systému v jeho počátku používání může být v tom, že jen jeho tvůrci chápou některé souvislosti. Jeho používání tak pro mne z počátku bylo na jednu stranu velmi intuitivní, ale například architektura nastavování členství složitější.

Systém má své souvislosti a není jej možné ohýbat jako třeba MemberPro. To má i své výhody. Nikdo si pak nemusí pamatovat, jaké souvislosti to může mít, a nediví se následně, že čísla v manažerských přehledech a v účetnictví nesedí.

Systém je ze všech tří rozhodně uživatelky nejpřívětivější, grafika je jednoduchá, ale nápaditá a vede uživatele. Pokud Afit mohl působit svou grafikou jakoby inspirován dřívější verzí aplikace Windows, Clubspire nenechává nikoho na pochybách, že je teď a tady.

 

Možnosti, kam se podíváš

Mohlo by se zdát, že Clubspire nadržuji, protože jsem jej více než rok používal. Ale to bych musel nadržovat i MemberPro. Velkou výhodou systému je jeho variabilita. Koupíte si základní verzi, která je nejdražší položkou v řádu desetitisíců, ale další moduly jako Webklient (pro ovládání rezervací), eMail (pro snadnou hromadnou korespondenci a akce), Permanentky atp. již přikoupíte v řádu tisícikorun.

Můžete tak mít malý systém pro malé centrum, nebo absolutně špičkový systém pro síť fitness center, kde tomu bude odpovídat i cena. Ale také nemusí, rozšíření jsou totiž variabilní a lze je přikoupit kdykoliv později.

 

Absolutně automaticky

Podíváme-li se na připravenost systému pro automatizaci provozu, která se již v některých centrech dnes objevuje, i tady je jeho variabilita na místě. Automatické ovládání solárií, osvětlení, turniketů, dveří, šatních skříněk je jen počátkem. Jeho možnosti jdou až ovládání celého provozu bez nutnosti přítomnosti zaměstnanců, a to včetně nápojových, či platebních automatů. Opět lze využít jen část, nebo automatizovat zcela celé centrum.

Automatizované jsou také webové i osobní rezervace. Časovou osu je možné nastavit variabilně od minuty a zadávání více služeb s rozdílnou délkou je tak jednodušší (např. u dvou typů masáží 20 a 45 minut). Pokud vás v centru trápí zneužívání rezervací a následně jejich nečerpání, lze přesně odstupňovat, v jaké výši se klientovi z kreditu čerpá storno poplatek. Např. u 12 hodin 50 %, u tří hodin 100 % atp.

 

Souhrn

Jednoznačně nejhezčí uživatelské rozhraní, logická struktura systému, kterou chytrý uživatel pochopí snadno i bez manuálu v průběhu několika dní. Velkou výhodou je pro malá centra možnost zakoupení řešení SmartBox, které pokryje většinu základních potřeb provozu. Určitě k tomu bude třeba dokoupit tiskárnu, ale to již není tak velká položka. Pro větší nebo nově vznikající centra pak vidím velkou výhodu v možnosti postupného rozšiřování.

Navíc celý systém se stále vyvíjí, tudíž až budete mít potřebu např. mailového klienta, bude již ve verzi, která odpovídá době a potřebám. Za mě velké plus i díky technické podpoře, která byla schopna řešit také velmi nestandardní požadavky v začátcích. Cenově může systém působit dražší, jeho cena je však vykoupena výkonem. Slovy automobilového průmyslu, ano, lze mít dobře našlapanou Fabii, nebo koupit např. BMW.

 

MEMBER PRO myslí na vše

Posledním, nikoli do významu v našem testu je Member Pro. Dlužno přiznat, že tento systém jsem měl možnost testovat po dobu 5 let v jednom z pražských klubů. Bohužel se nám však nepodařilo domluvit testování aktuální verze s jeho tvůrcem, tudíž tím může být pohled na systém výrazně ovlivněn. Ostatně neznám větší kapacitu na tvorbu systémů, než je právě tvůrce Member Pro, pan Kocian. Jeho přehled o architektuře systému a individuálním nastavení u daného klienta, je mnohdy dechberoucí. Což je ostatně i slabinou celého systému. Ale o tom později.

 

Funkce základní i pokročilé

Možnosti systému Member Pro jsou, ostatně jako u obou předchozích systémů, velmi široké. Díky tomu, že systém je možné využít jak pro fitness a wellness centra, stejně jako pro hotely a restaurace, nebo třeba půjčovnu DVD, může být první pohled na Member Pro trochu méně srozumitelný. Nicméně mezi standardní položky patří práce s uživateli systému (tedy nastavení uživatelských práv), práce s databází klientů, dále tzv. dohledové centrum, které shromažďuje a zobrazuje veškeré aktuální informace o klientech, kteří jsou aktuálně v centru. Je zde tedy možnost prodeje, uzavírání účtů, změny profilu klienta či třeba vyhledání klienta podle čísla skříňky, kterou má přiřazenou na čipu, či odblokování skříňky.

Již jsem zmínil, že systém je tvořen pro více typů provozů, proto nechybí moduly jako DVD půjčovna, či rezervace. U těch se na chvíli zastavím. Ty jsou totiž rozděleny do několika kategorií. Jiné jsou rezervace pro prodej aktivit typu osobního trenéra, nebo squash, či posilovnu, jiné jsou tzv. rezervace minutové, kde lze individuálně nastavit přesný čas například pro masáže, či solárium. A poslední kategorií je rezervace skupinových lekcí typu aerobiku, jógy, funkčního tréninku atp. Možnosti jsou tedy široké.

 

Rozšíření, podpora, zázemí

Funkce systému Member Pro však nekončí u výše zmíněných. Pracuje například s moduly náhradníků na kurzy, stejně jako obsahuje modul Druhy členství. Ten obdobně jako podobné moduly u konkurence umožňuje definovat druhy členství, či permanentek, nebo různých balíčků a k tomu nastavit patřičné slevy, či možnosti přerušení, nebo změny členství. Nechybí ani skladové hospodářství, možnost reportů a statistik, či evidenci smazaných rezervací obsluhou. O jednotlivých modulech bychom tu mohli psát ještě dlouho, jejich seznam je opravdu široký. Což může být mnohdy na škodu právě uživatelského rozhraní a jednoduchosti ovládání.

Jak jsem již zmínil v úvodu, tvůrce systému Member Pro má neuvěřitelné schopnosti a paměť na nastavení u některých jednotlivých center. Problém nastává ve chvíli, kdy v systému, který bohužel umožňuje opravdu maximální rozšíření, nastane lidská chyba. A ta rozhodně nastává. Pak její konsekvence mnohdy není schopen odhalit helpdesk, ale musí jej najít přímo tvůrce systému.

 

Shrnutí

Dostatečná schopnost obrnit systém vůči zásahům jeho uživatelů, tedy personálu centra, je z mého pohledu opravdovou slabinou. Systém je mnohdy naprosto přizpůsobený provozu centra a vlastník centra si často vůbec nemusí uvědomit, jaké to může mít důsledky. Z tohoto pohledu tedy preferuji více tzv. uživatelsky vzdorné systémy. Tomu lze ale předejít správným nastavením a lépe méně, než více individuálními úpravami v daném centru.

Druhý bod kritiky patří uživatelskému prostředí, které zahrnuje obrovské množství ikon, jež nejsou vždy na první pohled srozumitelné. To je samozřejmě u každého systému. Pokud však mám porovnat přívětivost uživatelského rozhraní, tedy toho, co uživatel systému vidí z pohledu grafiky a tzv. „uživatelské přítulnosti“, musím konstatovat, že Member Pro v této oblasti končí ze všech systémů, z mého pohledu až na třetím místě.

Naopak musím vyzdvihnout maximální flexibilitu systému, který je možno zcela individuálně upravit potřebám centra, po rozšířené analýze potřeb centra. Tedy malé centrum s posilovnou a sálem pro skupinové lekce využije jen zlomek možností, zatímco centrum, které chce pomocí systému ovládat solárium, ale také třeba osvětlení, jinak definovat práva uživatelů, mít pokročilé reporty, atp. si v systému také své najde.

 

Závěrem

Všechny tři systémy jsou oprávněně v kategorii těch velkých. Jak jsem ale již psal v úvodu, otestujte si sami, který vám bude vyhovovat nejvíce, a nezapomeňte, co byste měli od systému požadovat už v jeho základu. Reference jsou nezbytností, nestačí jedna, zjistěte si alespoň tři reference z podobných provozů, jako je ten váš. Pokud máte zkušenosti s jednotlivými systémy, napište nám je níže do komentářů.

 

Webové stránky jednotlivých systémů:

Afit: www.emdat.cz/afit

Clubspire: www.clubspire.cz

Member Pro: www.memberpro.cz

 

Autor: Karel Jarušek
Foto: Archiv firem

Komentáře k článku: Test systémů pro řízení fitness centra

Nebyly nalezeny žádné příspěvky.